Nee, notuleren middels mindmaps is simpel!
Eigenlijk is dit het enige juiste antwoord, het is simpel. Maar, ik besef ook dat het iets genuanceerder ligt. Ik moet eerlijk bekennen dat ik de eerste jaren dat ik ging mindmappen niet durfde te notuleren middels mindmaps. Als ik een opdracht kreeg voor een notuleersessie, huurde ik daar externe mensen voor in.
Maar na verloop van tijd ging ik het zelf doen en kwam ik er achter dat het helemaal niet zo moeilijk is, als je maar weet hoe je dat moet doen!
Kijk, wij zijn gewend om notities te maken middels tekst en zinnen. En daarmee is het lastig om een heel verhaal, gesprek of vergadering te notuleren.
Want laten we eerlijk zijn, we kunnen nooit zo snel schrijven dat we alle uitgesproken zinnen kunnen terughalen. Daarom is ooit Steno uitgevonden waarmee je een soort coderingen moest aanleren om snel woorden en zinnen te kunnen vastleggen:
Maar, Steno is net als met een vreemde taal, je moet het aanleren en oefenen, veel oefenen. En anderen kunnen niet lezen wat jij geschreven hebt.
Hoe anders is het met mindmappen. Als je mindmaps maakt zijn anderen wel degelijk in staat om jouw verslagen te lezen. Vaak denken mensen dat een mindmap op papier alleen maar persoonlijk is, welnu, dat is absoluut niet waar. Ik krijg regelmatig mindmaps onder ogen van anderen en daarmee kan ik prima ‘lezen’ waar het over gaat. Zo sturen de cursisten van mijn 5-daagse MasterClass veelvuldig mindmaps toe die ik moet beoordelen en dat gaat prima!
Wat is belangrijk als je gaat mindmappen voor notuleren?
Allereerst is het belangrijk dat je ervaring hebt met de techniek mindmappen. Als je de vierdaagse van Nijmegen gaat lopen, hoef je geen professioneel wandelaar te zijn. Maar wat wél belangrijk is, is dat je voldoende oefent. Dus ongeoefend beginnen en denken dat je die 4 dagen zomaar uitloopt is een fabeltje. Je moet oefenen om de meters in je benen, je lijf en je brein te krijgen.
Welnu, zo is het ook met de techniek mindmappen. Net zoals lopen lijkt het zo simpel, maar mindmappen is een volwaardige techniek! Op de juiste manier aanleren middels de regels is daarbij het advies:
Als je regelmatig mindmappen zal je merken dat je er steeds beter in wordt. Net zoals lopen wordt je er steeds meer bedreven in, en dat maakt dat je steeds sneller effectievere mindmaps maakt. Oefenen dus!
Notuleren op Papier
Op papier zorg ik er altijd voor dat ik voldoende papier bij de hand heb en meerdere gekleurde stiften. Ik heb zelf ook een 4-kleurenpen en daarmee notuleer ik ook regelmatig.
Kleuren?
Alhoewel niet essentieel omdat het wisselen van kleuren vertragend kan werken, gebruik ik toch vaak verschillende kleuren. Vaak heb je wel tijd om even een ander kleurtje te pakken maar als dat niet het geval is, geen enkel probleem. Ik heb genoeg aantekeningen-mindmaps met slechts één kleur: prima!
Het leuke van kleuren is dat als een inleider of presentator, of collega, lang uitweidt over iets, je de tijd hebt om even snel iets te tekenen. En als je daarbij kleurtjes gebruikt gaat je mindmap nóg meer ‘spreken’.
Notuleren met de computer
In dit filmpje zie je mij notuleren op de Onderwijsbeurs. De Jaarbeurs had mij gevraagd om dat te doen bij één van de paviljoenen. Dus, IN het paviljoen was een spreker en die zag en hoorde ik op mijn beeldscherm en via mijn koptelefoon. Ik had een ander scherm waarin ik simultaan mijn mindmap maakte en ik had een derde scherm waar ik op het internet nog aanvullende informatie te zoeken.
Vaak heb je alle tijd tijdens zo’n presentatie. Je wil niet weten hoevaak een presentator te lang uitwijd over iets, of zich weer herhaalt (net zoals ik dus 🙂 nu). Dan kan ik op de computer juist typefouten herstellen (die maak ik veel!), een tak knippen en elders plakken omdat ik denk dat die daar beter thuis hoort, en plaatjes op het internet zoeken en die in mijn mindmap plakken.
Oftewel, een digitale mindmap leent zich perfect voor het notuleren!
En weet je wat het leuke is, de software die ik tijdens de NOT gebruikte, iMindMap, heeft de mogelijkheid om online mindmaps te publiceren. En daardoor stond 1 minuut na afloop van de presentatie deze presentatie al bijgewerkt online! In een interactieve uitgave zelfs!
Hoe?
Ik maakte van tevoren de mindmap klaar. Dus met de spreker, het onderwerp en dergelijke. Ik synchroniseerde deze met de Cloud-versie van iMindMap en binnen deze cloud-versie maakte ik een exemplaar klaar die in de webbrowser geprojecteerd kon worden.
Kijk, op deze pagina had ik de mindmaps al voorbereid: http://www.mindmap.nl/notuleren-middels-mindmaps/voorbeeld-notuleren/dinsdag-27-1-2015/ en als je dan op een presentatie klikt, kom je op de interactieve versie terecht (er staan soms ook hyperlinks in).
Als de presentatie afgelopen was synchroniseerde ik deze snel met de Cloud en klaar!
HELEMAAL KLAAR?
Het ligt aan de opdracht die ik krijg of ik er daarna nog iets mee doe. De mindmaps die ik op de voorgaande pagina heb staan blijven in de ‘ruwe versie’ staan. Dus mét eventuele spelfouten en ook niet achteraf gecontroleerd.
Zo kan ik me voorstellen dat als jij zo’n presentatie moet maken en deze moet daarna door de directie worden beoordeeld, je wel degelijk extra tijd neemt om de mindmap er prima uit te laten zien.
ZORGCENTRUM
Zo wordt ik regelmatig door een zorgcentrum in het zuiden van het land ingehuurd om aldaar te notuleren. Ik zit dan achter in het zaaltje waar zorgcoordinatoren en andere betrokkenen presentaties geven. Na deze presentaties, die bij elkaar vaak zo’n 1,5 uur duren, trek ik me terug en ga een uur lang met de mindmaps aan de slag:
- Typefouten corrigeren
- Opmaak aanpassen (kleuren e.d.)
- Takken reorganiseren, clusteren of juist uit elkaar halen
- Eventueel nog wat plaatjes erin zetten
Daarna maak ik zélf een nieuwe Mind Map waarin dan mijn conclusies komen te staan van de andere mindmaps. Oftewel, van de 4-8 mindmaps die ik genotuleerd heb maak ik dan één allesomvattende mindmap.
En weet je wat het leuke is? Dat deze mindmap ook gebruikt wordt in de organisatie.
Daar waar deze organisatie gewend was om met hele vellen volgeschreven tekst te werken, werken ze nu steeds meer met één mindmap. Bijvoorbeeld voor een zorgplan, een behandelplan, overzicht vrijwilligers, overzicht mantelzorgers enzovoor. Mooi hé?!
Nou is dit één van de mooie mogelijkheden van de iMindMap-software. Maar ook andere softwareprogramma’s kan je gebruiken om digitaal te mindmappen. Ik heb zelf ook een training hiervoor gemaakt en gebruik daarvoor het gratis mindmap-programma FreeMind.
Het heeft niet zoveel mogelijkheden als iMindMap, maar je kan er prima mee notuleren waardoor de drempel om dit in de praktijk te kunnen brengen kleiner is.
Notuleersessies kunnen op verschillende manieren worden ingevuld:
Je kan middels mindmaps op verschillende manieren notuleren. Ikzelf geef daar altijd verschillende mogelijkheden voor:
- Notulist zit ‘verscholen’ in de ruimte en maakt op de achtergrond de Mind Map.
- hierbij kan afgesproken worden dat de notulen nabewerkt worden en, bijvoorbeeld, als pdf verstuurd worden. (dit kan vaak ook als interactieve Mindmap op een website geplaatst worden),
- ook kan afgesproken worden dat de Mind Map(s) achteraf aan de deelnemers gepresenteerd worden.
Zie bijvoorbeeld dit filmpje: https://youtu.be/g9UgZvB3lgo
- Notulist is betrokken bij het proces
- de Mind Map is constant zichtbaar voor de deelnemers
- dit kan wederom als een soort ‘verslag’ die de deelnemers zien groeien
- dit kan ook dat de Mind Map de leidraad is voor het gesprek/de BrainStorm
- desgewenst kan de betrokken Mind Map Notulist tevens de gespreksleider zijn.
- de Mind Map is constant zichtbaar voor de deelnemers
Dit heb ik meerdere malen gedaan en zelfs ook samen met enkele andere mindmappers. Mooi om te zien dat een meeting daardoor vaak heel gestructureerd verloopt!
- De notulist maakt de Mind Map op afstand
- Rechtstreeks: via een snelle verbinding worden de signalen doorgestuurd
- Achteraf: Notulist wordt voorzien van toegezonden beeld- en geluidsmateriaal
Dit laatste is best wel bijzonder maar eigenlijk helemaal niet zo vreemd. Want in het filmpje van de NOT zit ik er feitelijk ook niet bij. Als de internetverbindingen goed zijn zou je vanuit huis de notulen kunnen maken van een vergadering die elders plaatsvind.
NOTE-TAKING moeilijk?
Nee, dat lijkt me niet. Gewoon veel oefenen met de techniek mindmappen zelf zodat je er steeds meer bedreven in bent. Oefen bijvoorbeeld ook eens met een praat-programma op tv. Er hangt niets van af en achteraf ga je kijken of het nog een beetje leesbaar is. Of je laat iemand anders kijken of die er iets van snapt. Meestal wel!
Dus veel oefenen, zowel op papier waardoor je scherper wordt op sleutelwoorden en met de computer zodat je ook daar steeds handiger in wordt.
Veel plezier en succes!
